EmlakSoft Hizmet Sözleşmesi ve Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Ek (Veri İşleme Sözleşmesi)

Bu sözleşme aşağıdaki taraflar arasında, Ofis'in EmlakSoft panelinde elektronik ortamda onay vermesiyle kurulmuştur.

EmlakSoft, tapudan ve EmlakFiyati aynı şirketin markalarıdır; bu sözleşmede birlikte "Sağlayıcı" olarak anılır. Panelde ofis hesabı açan gerçek veya tüzel kişi "Ofis" olarak anılır. Ofis bilgileri, Ofis'in panelde (Ayarlar > Ofis bilgileri) kayıtlı unvan, adres ve vergi bilgileridir; bunların doğruluğundan Ofis sorumludur.

Sözleşmenin konusu; Sağlayıcı'nın EmlakSoft bulut yazılım hizmetini (SaaS) Ofis'in seçtiği abonelik paketi kapsamında sunması, bu hizmetin kullanım koşulları ve Ofis'in platforma girdiği kişisel verilerin Sağlayıcı tarafından veri işleyen sıfatıyla işlenmesine ilişkin tarafların hak ve yükümlülükleridir. Kişisel verilere ilişkin hükümler bu sözleşmenin ayrılmaz parçası olan Veri İşleme Eki'nde yer alır.

• Platform: EmlakSoft yazılımı, panelleri, telefona kurulabilen web uygulaması ve tarayıcı eklentisi ile bunlara bağlı herkese açık yüzeyler (ofis vitrini, müşteri ve mülk sahibi portalları).
• Kullanıcı: Ofis'in platformda hesap açtığı sahip, yönetici, danışman ve diğer çalışanlar.
• Ofis Verisi: Ofis'in ya da Kullanıcıların platforma girdiği, yüklediği veya entegrasyonlarla aldığı müşteri, talep, portföy, mülk sahibi, sözleşme ve belge kayıtları.
• Analiz bakiyesi: EmlakFiyati değerleme hizmetinde (Ada/Parsel değerleme) harcanan, süreli ve nakde çevrilemeyen kullanım hakkı.
• KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil düzenlemeleri.
• İlgili kişi, veri sorumlusu, veri işleyen: KVKK'daki anlamlarıyla.

• Ofis yönetim yazılımı: müşteri, talep, portföy, randevu, anlaşma, komisyon, görev, raporlama, otomasyon, yapay zekâ asistanı ve paketin içerdiği diğer modüller. Paket içerikleri ve kullanıcı sınırları Fiyatlar sayfasında ve panelde Abonelik ekranında ilan edilir.
• tapudan yayını: Ofis'in yayına aldığı ilanların tapudan.com.tr ulusal ilan portalında ve Ofis'in <ofis>.tapudan.com.tr vitrininde yayımlanması. Portala yalnız ilanın kamusal kaydı ve medyası gider; EmlakSoft'taki müşteri ve mülk sahibi verileri gönderilmez.
• EmlakFiyati değerleme: değerleme endeksi ve analiz bakiyesiyle yapılan ücretli değerleme. Harcanacak bakiye işlem öncesinde gösterilir; sonuç üretilemezse bakiye düşmez.
• Sağlayıcı, hizmetin işleyişini korumak kaydıyla özellikleri geliştirebilir, değiştirebilir; Ofis'in ödediği paketin temel kapsamını daraltan değişiklik 14. madde uyarınca bildirilir.

Abonelik bedeli seçilen pakete ve döneme (aylık/yıllık) göre panelde KDV dâhil gösterilir; ödeme lisanslı ödeme kuruluşu iyzico üzerinden alınır. Satışa ilişkin koşullar Mesafeli Satış Sözleşmesi, Ön Bilgilendirme Formu ve İptal ve İade Politikası ile düzenlenir; bu belgeler ödeme adımında ayrıca onaylanır ve bu sözleşmeyle birlikte uygulanır.

• Otomatik yenileme yalnız kayıtlı kart ve Ofis'in ayrıca verdiği açık onay varsa yapılır; aksi hâlde dönem sonunda ödeme bağlantısı iletilir.
• Fiyat değişiklikleri yürürlükteki dönemi etkilemez; yenileme öncesinde bildirilir.
• Ödemesi yapılmayan abonelikte, hatırlatmalardan sonra hesap askıya alınabilir; askı süresince veriler silinmez ve Ofis Abonelik ekranına erişmeye devam eder.
• Analiz bakiyesi ve hesap kredisi nakde çevrilmez, devredilmez ve tanımlandığı süre sonunda geçerliliğini yitirir.

Hizmet, emlak ofislerinin ticari ve mesleki faaliyeti için sunulur; Ofis tacir veya esnaf sıfatıyla hareket ettiğinden 6502 sayılı Kanun'daki tüketici cayma hakkı bu sözleşmeye uygulanmaz. Ofis'in tüketici sayıldığı istisnai hâllerde Mesafeli Satış Sözleşmesi'ndeki cayma hükümleri saklıdır. Ücretsiz deneme süresinde Ofis dilediği an aboneliği başlatmadan ayrılabilir.

• İlan doğruluğu: Ofis, yayına aldığı ilanların (fiyat, konum, nitelik, fotoğraf) doğru, güncel ve yanıltıcı olmamasından sorumludur.
• Yetki belgesi ve EİDS: Taşınmaz ticareti yetki belgesinin geçerliliği, Elektronik İlan Doğrulama Sistemi (EİDS) kapsamındaki yetkilendirmenin alınması ve ilanın yayın koşullarının sağlanması Ofis'in sorumluluğundadır. Sağlayıcı'nın doğrulama araçları Ofis'in yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
• Yasaklı içerik: Hukuka aykırı, ayrımcı, başkasının fikrî haklarını ihlal eden, gerçeğe aykırı veya izinsiz kişisel veri içeren içerik ile izinsiz ticari ileti (spam) yasaktır. Sağlayıcı, bu nitelikteki içeriği yayından kaldırabilir ve Ofis'e bildirir.
• Kişisel verilerin hukuka uygunluğu: Ofis, müşterilerine ve mülk sahiplerine ait kişisel verileri hukuka uygun elde etmekten, gerekli aydınlatmayı yapmaktan ve gerektiğinde açık rıza almaktan sorumludur (Veri İşleme Eki).
• Hesap güvenliği: Kullanıcı hesaplarının ve şifrelerin gizliliği, rol ve yetkilerin doğru atanması, ayrılan çalışanın hesabının kapatılması Ofis'e aittir. Ofis'in iki adımlı doğrulamayı ve ofis güvenlik politikalarını (IP kısıtı, oturum süresi) kullanması önerilir.
• Kötüye kullanım: Tersine mühendislik, izinsiz güvenlik taraması, otomatik toplu veri çekme ve hizmeti aşırı yükleyen kullanım yasaktır.

Platformun yazılımı, tasarımı, içerikleri ve markaları (EmlakSoft, tapudan, EmlakFiyati) Sağlayıcı'ya aittir; Ofis'e sözleşme süresince, devredilemez ve münhasır olmayan kullanım hakkı tanınır. Ofis Verisi Ofis'e aittir; Sağlayıcı bu veriyi yalnız hizmeti sunmak için ve Veri İşleme Eki'ndeki talimat çerçevesinde işler. Ofis, yayına aldığı ilan içeriğinin tapudan ve vitrinde gösterilmesi için gereken kullanım iznini sözleşme süresince verir.

• Sağlayıcı hizmeti 7/24 erişilebilir tutmak için makul çabayı gösterir; kesintisiz erişim garanti edilmez. Güncel durum ve son 90 günün ölçülen erişilebilirliği Hizmet Durumu sayfasında yayımlanır.
• Planlı bakımlar mümkün olduğunca önceden panelde ve Hizmet Durumu sayfasında duyurulur; acil güvenlik bakımı önceden bildirilmeden yapılabilir.
• Veritabanı ve dosyalar her gece şifreli olarak yedeklenir; yedekler en fazla 30 gün saklanır ve şifreli bir kopyası ayrı sunucuda tutulur. Yedekleme, Ofis'in kendi önemli kayıtlarını ayrıca saklama özenini ortadan kaldırmaz.

Sağlayıcı'nın bu sözleşmeden doğan toplam sorumluluğu, zararın doğduğu abonelik döneminde Ofis'in ödediği bedelle sınırlıdır. Dolaylı zararlar, kâr kaybı, Ofis'in girdiği verinin içeriğinden doğan talepler ve üçüncü taraf hizmet (portal, ödeme, internet altyapısı) kesintileri kapsam dışıdır. Sağlayıcı'nın kastı veya ağır ihmali ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin kanuni yükümlülüklerinden doğan sorumluluk bu sınırlamaya tabi değildir (TBK m.115).

Taraflar, sözleşme nedeniyle öğrendikleri ticari sırları, fiyat ve müşteri bilgilerini ve diğer tarafın gizli bilgisini sözleşme süresince ve sona ermesinden sonra beş yıl boyunca gizli tutar; kanunen yetkili mercilerin talebi saklıdır. Sağlayıcı, Ofis Verisine erişimi yalnız hizmetin gerektirdiği ve gizlilik yükümlülüğü altındaki personeliyle sınırlar; destek amaçlı erişim Ofis'in açık isteğiyle ve salt okunur destek görünümüyle yapılır ve denetim kaydına yazılır.

• Sözleşme Ofis'in onayıyla yürürlüğe girer ve abonelik devam ettiği sürece geçerlidir; abonelik dönemleri birbirini izler.
• Ofis aboneliğini dilediği an panelden iptal edebilir; iptal dönem sonunda geçerli olur, iade koşulları İptal ve İade Politikası'na tabidir.
• Taraflardan biri sözleşmeyi esaslı şekilde ihlal eder ve yazılı bildirime rağmen 15 gün içinde ihlali gidermezse diğer taraf sözleşmeyi feshedebilir. Hukuka aykırı içerik, güvenliği tehdit eden kullanım veya ödeme yapılmaması hâlinde Sağlayıcı hesabı askıya alabilir.
• Sona ermede Ofis Verisinin iadesi ve silinmesi Veri İşleme Eki E.10 maddesine göre yapılır.

Bu sözleşme Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir. Uyuşmazlıklarda İstanbul (Çağlayan) Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. Ofis'in tüketici sayıldığı hâllerde tüketici hakem heyetleri ve tüketici mahkemelerinin yetkisi saklıdır. Sağlayıcı'nın elektronik kayıtları (kabul kaydı, denetim izi) HMK m.193 uyarınca delil sözleşmesi niteliğindedir; karşı delil hakkı saklıdır.

Sözleşme sürümlüdür; her sürüm tarihiyle bu sayfada yayımlanır. Sağlayıcı değişiklikleri yürürlükten en az 30 gün önce panelde ve e-posta ile bildirir; mevzuat değişikliği veya güvenlik gereği yapılan zorunlu değişiklikler daha kısa sürede yürürlüğe girebilir. Yeni sürüm, Ofis sahibi veya yöneticisinin panelde onay vermesiyle ya da bildirimden sonra hizmeti kullanmaya devam etmesiyle kabul edilmiş olur. Değişikliği kabul etmeyen Ofis, yürürlük tarihine kadar aboneliğini kalan dönem bedelinin iadesiyle sona erdirebilir.

Bu sözleşme ve eki, Ofis sahibi veya yöneticisinin panelde "Okudum, kabul ediyorum" onayını vermesiyle Ofis adına kurulur. Onay; sürüm, tarih, onaylayan kullanıcı ve ofis bilgileriyle kayda alınır ve Ofis tarafından Abonelik ekranında görülebilir. Kullanım Şartları ve KVKK Aydınlatma Metni bu sözleşmeyle birlikte uygulanır; çelişki hâlinde Ofis ile Sağlayıcı arasındaki ilişkide bu sözleşme önceliklidir.

Ofis Verisi içindeki kişisel veriler bakımından Ofis veri sorumlusu, Sağlayıcı veri işleyendir (KVKK m.3 ve m.12). Sağlayıcı'nın kendi müşterisi olan Ofis'e ve Kullanıcılara ait hesap, abonelik, ödeme ve güvenlik verileri bakımından ise Sağlayıcı veri sorumlusudur; bu işleme KVKK Aydınlatma Metni ile açıklanır. EmlakSoft, tapudan ve EmlakFiyati aynı şirketçe işletildiğinden Sağlayıcı tarafında veri sorumlusu tektir.

Sağlayıcı Ofis Verisini yalnız hizmeti sunmak amacıyla ve Ofis'in talimatıyla işler. Ofis'in panelde yaptığı ayarlar, açtığı modüller ve entegrasyonlar, başlattığı işlemler (ilan yayını, mesaj gönderimi, yapay zekâ özelliği, değerleme) ve bu sözleşme Ofis'in belgelenmiş talimatıdır. Sağlayıcı Ofis Verisini kendi amacıyla işlemez, satmaz, reklam için kullanmaz ve yapay zekâ modeli eğitimine vermez. Bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse Ofis'i gecikmeden bilgilendirir.

• İlgili kişiler: Ofis'in müşterileri ve olası müşterileri, mülk sahipleri, kiracılar, Ofis çalışanları, işe alım başvurusu yapanlar, vitrin ve portal ziyaretçilerinden form dolduranlar.
• Veri kategorileri: kimlik, iletişim, talep ve tercih bilgisi, taşınmaz ve konum bilgisi, işlem ve sözleşme bilgisi, finans (komisyon, kira, ödeme planı), belge görüntüleri, görüşme notları ve ses kayıtları (Ofis açtıysa), Ticaret Bakanlığı EİDS yetki e-postaları.
• Ofis, özel nitelikli kişisel veriyi (sağlık, din, biyometrik vb.) gerekmedikçe platforma girmemeyi kabul eder.

• Ofis Verisine erişebilen personeli gizlilik yükümlülüğü altına almak ve erişimi işin gerektirdiği ölçüyle sınırlamak.
• E.6 maddesindeki teknik ve idari tedbirleri almak ve güncel tutmak.
• Ofis Verisini Ofis'in yazılı izni veya kanuni zorunluluk olmadan üçüncü kişilere açıklamamak; yetkili merci talebini, yasak yoksa Ofis'e bildirmek.
• Bu ekin uygulanmasını gösteren bilgileri Ofis'in makul talebi üzerine sağlamak (E.9).

Ofis, hizmetin sunulması için aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına genel izin verir. Sağlayıcı alt işleyenlere bu ektekilerle eşdeğer veri koruma yükümlülükleri yükler ve onların fiillerinden Ofis'e karşı sorumludur. Listeye ekleme veya değişiklik en az 30 gün önce bu sayfada ve panelde duyurulur; Ofis haklı gerekçeyle itiraz edebilir, itirazı giderilemezse sözleşmeyi feshedebilir. Ofis'in kendi isteğiyle bağladığı entegrasyonlar (Meta reklam formları, WhatsApp, Zapier, e-Fatura sağlayıcısı, takvim, portal XML beslemeleri vb.) Ofis'in talimatıdır; bu sağlayıcılarla ilişki Ofis'e aittir.

• Hetzner OnlineHizmet: Sunucu barındırma (uygulama, veritabanı, dosya deposu, yedek)İşlenen veri: Platformdaki tüm veriler
• CloudflareHizmet: İçerik dağıtımı, güvenlik duvarı ve alan adı hizmetiİşlenen veri: HTTP trafiği: IP adresi, istek bilgisi
• Anthropic (Claude)Hizmet: Yapay zekâ özellikleri: asistan, metin, özet, belge okumaİşlenen veri: Maskelenmiş istem metni; okutulan belge/görsel
• OpenAIHizmet: Sesli not dökümü, sesli asistan, yardım arama diziniİşlenen veri: Maskelenmiş metin; ses (kayıt saklanmaz)
• Google (Maps Platform)Hizmet: Harita, adres arama, sokak görünümüİşlenen veri: Adres/konum sorguları
• Google (Google ile giriş)Hizmet: Kullanıcının tercihiyle Google hesabıyla girişİşlenen veri: E-posta, ad
• iyzicoHizmet: Abonelik ödemesi ve kart saklamaİşlenen veri: Fatura/ödeme bilgisi; kart verisi iyzico'da
• NetgsmHizmet: SMS gönderimiİşlenen veri: Telefon numarası, ileti metni
• İleti Yönetim Sistemi (İYS)Hizmet: Ticari ileti izinlerinin kaydıİşlenen veri: Telefon/e-posta, izin durumu
• Posta sunucusu (aynı işletme)Hizmet: E-posta altyapısı ve şifreli uzak yedek deposuİşlenen veri: E-posta içeriği ve üst verisi; şifreli yedek dosyaları
• tapudan (aynı işletme)Hizmet: Ulusal ilan portalında ilan yayınıİşlenen veri: Yalnız ilanın kamusal kaydı ve medyası; müşteri kayıtları gönderilmez
• EmlakFiyati (aynı işletme)Hizmet: Değerleme endeksi ve ücretli değerlemeİşlenen veri: Endekste yalnız il/ilçe/mahalle ve taşınmaz tipi; ücretli değerlemede taşınmaz bilgisi

Yapay zekâ özelliklerinde istem metni sağlayıcıya gönderilmeden önce telefon, T.C. kimlik no, e-posta, IBAN ve kart numarası maskelenir; serbest metindeki ad ve adres gibi bilgiler maskelenmeyebilir. Çağrı kaydına istem ve yanıt metni yazılmaz, yalnız kullanım sayacı tutulur.

• Kiracı yalıtımı: her ofisin verisi veritabanı satır düzeyi güvenliğiyle (RLS) ayrılır; bir ofisin kullanıcısı başka ofisin verisini okuyamaz. Yalıtım otomatik testlerle her yayında denetlenir.
• Şifreleme: tüm trafik TLS ile şifrelenir; T.C. kimlik no, IBAN ve entegrasyon anahtarları gibi hassas alanlar ayrıca şifrelenerek saklanır; yedekler şifrelidir ve şifre çözme anahtarı yedekle aynı sunucuda tutulmaz.
• Yedekleme: her gece veritabanı ve dosya yedeği alınır, şifreli bir kopyası ayrı sunucuda tutulur; yedekler en fazla 30 gün saklanır.
• Erişim denetimi: rol ve modül bazlı yetkilendirme; iki adımlı doğrulama seçeneği; ofis güvenlik politikası (IP kısıtı, boşta kalma ve en uzun oturum süresi); başka cihazdan çıkış ve oturum iptali.
• Denetim izi: kayıt değişiklikleri, yetki değişiklikleri ve oturum açma olayları kaydedilir; oturum kayıtları 730 gün, denetim kayıtları 1095 gün saklanır.
• Veri azaltma ve maskeleme: yapay zekâ isteklerinde kişisel veri maskelenir; EİDS e-postalarında taşınmaz sahibinin adı yalnız maskeli tutulur, şifreli ham e-posta en çok 30 gün saklanır.
• Platform personeli: yönetim paneline erişim ayrı personel kimliği ve rol yetkisiyle sınırlıdır, iki adımlı doğrulama desteklenir; destek görünümü salt okunurdur ve her erişim kaydedilir.
• Olay yönetimi: hata ve kesinti izleme, uyarı kanalları ve yazılı olay müdahale prosedürü.

Sağlayıcı, Ofis Verisini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrenmesinden itibaren en geç 24 saat içinde Ofis'e (ofis sahibinin kayıtlı e-postasına ve panel bildirimine) bildirir. Bildirim; olayın niteliğini, etkilenen veri kategorilerini ve yaklaşık kişi sayısını, olası sonuçları ve alınan/alınacak önlemleri içerir; bilgi tamamlandıkça güncellenir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim veri sorumlusu olarak Ofis'in yükümlülüğündedir; Sağlayıcı bunun için gereken bilgi ve belgeyi sağlar.

Ofis'e KVKK m.11 kapsamında yapılan başvurular Ofis tarafından yanıtlanır; platform bunun için başvuru kaydı, kayıtların bulunması, düzeltilmesi, dışa aktarılması ve anonimleştirilmesi araçlarını sunar. Bir ilgili kişi doğrudan Sağlayıcı'ya başvurursa Sağlayıcı başvuruyu gecikmeden Ofis'e iletir ve Ofis'in talimatı olmadan yanıt vermez.

Sağlayıcı, bu ekteki yükümlülüklere uyumu gösteren bilgileri (tedbirler, alt işleyen listesi, ilgili denetim kayıtları) Ofis'in yazılı talebi üzerine 30 gün içinde sağlar. Yerinde denetim, makul bildirimle, yılda bir defadan fazla olmamak, diğer ofislerin verisine ve güvenliğe zarar vermemek koşuluyla yapılabilir; masrafı talep edene aittir.

• İade: Sözleşme süresince Ofis verisini Raporlar ekranından dışa aktarabilir. Sözleşme sona erip ofis hesabı kapatıldığında, ofis sahibi kapatma talebi işlendikten sonra panelden kapanış veri paketini (müşteri, portföy ve diğer kayıtlar, CSV) indirebilir.
• Silme: Ofis'in yazılı silme talebi üzerine Ofis Verisi en geç 30 gün içinde silinir veya anonim hâle getirilir; silinen veri yedeklerden en geç 30 gün içinde düşer. Talep yoksa veri, kapanıştan sonraki periyodik (6 ayda bir) imha değerlendirmesinde ele alınır.
• Saklama istisnası: mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı kayıtlar (fatura ve mali kayıtlar, kanıt niteliğindeki denetim ve izin kayıtları) süresi boyunca saklanır ve yalnız bu amaçla kullanılır.

Sağlayıcı, istenirse silme işleminin yapıldığını yazılı olarak teyit eder.

Bu ek, hizmet sözleşmesiyle birlikte yürürlüğe girer ve Sağlayıcı Ofis Verisini işlediği sürece geçerlidir. Gizlilik ve E.10 hükümleri sözleşmenin sona ermesinden sonra da uygulanır.